Checklist nuovo impianto

State pensando di sostituire il vostro vecchio sistema telefonico?

Qui di seguito troverete una serie di considerazioni che speriamo possano esservi d’aiuto nella decisione. Se date una risposta alle seguenti domande, sarà più semplice scegliere il sistema telefonico più idoneo alle vostre esigenze.

Primo, guardatevi attorno, per fare una veloce stima della vostra situazione attuale:

Di quanti telefoni avete bisogno?

Quante persone faranno parte del vostro staff da qui a 3 anni?

Quante persone potrebbero aver bisogno di essere al telefono contemporaneamente?

Riuscite ad identificare quando il vostro sistema attuale vi da dei problemi?

Rispondendo a queste domande potrete avere un’idea di quanti interni (linee telefoniche interne) e trunks (linee telefoniche esterne) avete bisogno, assieme ad una stima di quali sono le funzionalità che oggi vi mancano.

Ora, considerate le vostre chiamate esterne, e fate un’altra veloce stima:

Avete più di un ufficio? Se si, quante chiamate effettuate tra un ufficio e l’altro?

Effettuate chiamate internazionali? Quante?

Le risposte vi daranno un’idea di quale potrebbe essere la soluzione migliore per le vostre chiamate esterne. In altre parole, di quanti trunk avete bisogno? Un modo per risparmiare può essere quello di scegliere di indirizzare alcune chiamate su una rete IP oppure utilizzare una rete tradizionale PSTN.

Una soluzione intelligente sarebbe quella di poter sfruttare la vostra infrastruttura IT già esistente, aggiungendo al sistema telefonico attuale nuove funzionalità. E’ necessario quindi farsi un’idea dei sistemi IT esistenti, ciò permetterebbe di risparmiare denaro. Provate a rispondere alle seguenti domande:

Che tipologia di cablaggio è installato per la vostra rete?

Il cablaggio arriva ad ogni scrivania?

Lo switch di rete supporta il Power Over Ethernet?

Conoscere l’infrastruttura IT può aiutarvi a capire se la vostra rete è adatta per sostenere degli interni telefonici IP. Se non necessita di essere sostituita, sarà possibile diminuire le spese di cablaggio e semplificare l’installazione.

Provate anche a valutare quali caratteristiche dei telefoni possono servirvi. Facendo questo provate a pensare alle esigenze del personale che lavora nella vostra azienda.

I membri dello staff si muovono all’interno dell’azienda?

Il personale è spesso lontano dalla propria scrivania?

Avete anche personale che lavora da casa, o sul campo?

Utilizzate applicazioni del PC per cercare informazioni sui contatti?

Le chiamate in entrata vengono trattate da specifici gruppi?

Qualcuno del personale ha “speciali” esigenze, come ad esempio receptionist, supervisori di call centre, o staff che lavora in ambienti difficili?

Queste domande vi aiuteranno a capire quali sono le applicazioni e i terminali telefonici di cui avete bisogno in un sistema telefonico; comprese applicazioni CTI, sistemi di messaggistica vocale e moduli programmabili. La scelta della vostra nuova Piattaforma PBX può essere effettuata utilizzando questi criteri, valutandoli nel loro complesso per poter effettuare la migliore configurazione adatta alla vostra azienda.

Infine, non dimenticate di considerare le vostre esigenze di installazione e manutenzione.

Soluzioni

Ora disponete di tutte le informazioni necessarie sul vostro vecchio sistema telefonico, e dei requisiti per la nuova piattaforma. Alcune delle aree tecnologiche che possono interessarvi per migliorare il vostro business sono spiegate in questa sezione.

Uffici multisede

Se la vostra organizzazione è suddivisa in più di una sede, prendete in considerazione il fatto di risparmiare denaro per le chiamate da un ufficio all’altro utilizzando una VPN (Virtual Private Network) su Internet, al posto del classico PSTN.
Questo sistema può portate molteplici benefici se i vostri uffici sono dislocati anche fuori dal territorio nazionale; questo richiederà l’installazione di trunk VoIP.

Lavoratori Fuorisede

Se il vostro staff si muove spesso, e necessita di essere rintracciato facilmente dai clienti, i telefoni portatili DECT possono apportarvi molteplici benefici in quanto permettono al personale di essere sempre facilmente rintracciabile anche quando è lontano dalla scrivania.
I moderni sistemi telefonici DECT offrono tutti i benefici della piattaforma PBX collegata al telefono della scrivania, permettendo l’accesso alla casella vocale e ai trasferimenti di chiamate, il tutto quando si è in movimento.

Computer Telephony Integration (CTI)

Se la vostra azienda utilizza applicativi di Customer Relationship Management (CRM), o liste di contatti basate su un qualsiasi database, può essere molto utile connettere il sistema telefonico con l’applicazione utilizzata da PC.
Questo permette di effettuare le chiamate direttamente dall’applicazione scelta attraverso la funzione “click to deal”, in modo da evitare di avere i numeri salvati in più posti e di velocizzare il processo di ricerca e selezione dei contatti.